ארגון אירוע עסקי, כנס מקצועי, הרמת כוסית חגיגית או יום גיבוש לחברה, שונה במהותו מארגון אירוע פרטי. בעוד שבחתונות ובריתות האורחים מגיעים מתוך מחויבות אישית ורגשית, באירועים עסקיים המוטיבציה היא לרוב מקצועית, חברתית, ולעיתים – בואו נודה באמת – פשוט כי "צריך".
אחת הבעיות הכואבות ביותר עבור מנהלות רווחה (HR), מפיקי כנסים ומנהלי שיווק, היא הפער המייאש בין כמות האנשים שנרשמו או אישרו הגעה מראש, לבין כמות האנשים שבאמת מופיעים ביום האירוע. הפער הזה, המכונה בעגה המקצועית "No-Show" (אי-הופעה), פוגע משמעותית בהחזר ההשקעה (ROI) של האירוע, מוביל לבזבוז עצום על קייטרינג וציוד חלוקה, ויוצר מראה של אולם חצי ריק שפוגע בתדמית החברה.
בואו וננסה נסביר מדוע תופעת הכיסא הריק מתרחשת, וכיצד שימוש נכון בהזמנות דיגיטליות חכמות יכול להקפיץ את אחוזי הנוכחות שלכם באירוע העסקי הבא.
כדי לפתור את הבעיה, צריך קודם להבין את הפסיכולוגיה של המשתתף העסקי. רוב האירועים העסקיים נערכים בשעות העבודה או מיד אחריהן. המשתתף הממוצע עמוס במשימות, פגישות, מיילים ודד ליינים. כאשר הוא מקבל זימון לאירוע חודש מראש, קל לו מאוד לסמן "אגיע". אך ככל שיום האירוע מתקרב, הלחץ בעבודה גובר, ואם אין מחויבות חזקה או תזכורת נכונה האירוע העסקי יידחק הצידה לטובת משימות "דחופות יותר".
בנוסף, פעמים רבות תהליך ההרשמה עצמו מסורבל, או שההזמנה נשלחת כקובץ PDF פשוט במייל שיורד למצולות תיבת הדואר הנכנס ושוכחים ממנו רגע לאחר מכן.
המעבר מזימון יבש במייל או הזמנת נייר (שכבר מזמן עברה מן העולם העסקי) להזמנה דיגיטלית אינטראקטיבית, הוא קריטי. הנה הדרכים בהן מערכת מקצועית כמו Electronic Invite עוזרת לכם "לנעול" את המשתתפים ולהבטיח את הגעתם:
הזמנה מעוצבת, מרשימה ודינמית שנפתחת בצורה מושלמת על מסך הסמארטפון, משדרת מקצועיות ויוקרה. כאשר המשתתף מקבל לינק שמוביל אותו לעמוד נחיתה מינימליסטי ויפהפה של האירוע, עם לוגו החברה, לו"ז מסודר וגרפיקה מזמינה, זה יוצר תחושה של אירוע ש"אסור לפספס" (FOMO – Fear Of Missing Out). ככל שההזמנה נראית מושקעת יותר, כך המשתתף יעריך יותר את האירוע.
אנשי עסקים שונאים למלא טפסים ארוכים. המערכת הדיגיטלית מאפשרת אישור הגעה בקליק אחד. כפתור ירוק וגדול של "מאשר הגעה" או כפתור אדום של "לא אוכל להגיע". ללא צורך במענה למיילים, ללא טלפונים וללא סרבול. ככל שהפעולה דורשת פחות מאמץ, כך אחוז ההיענות עולה, ואתם כמארגנים מקבלים תמונת מצב אמיתית ומדויקת.
זהו כנראה הפיצ'ר החשוב ביותר באירועים עסקיים! בעולם העסקי – מה שלא נמצא ביומן, פשוט לא קיים. ברגע שמשתתף מאשר הגעה דרך מערכת ההזמנות הדיגיטליות, הוא מקבל אפשרות להוסיף את האירוע בלחיצת כפתור ישירות ל-Google Calendar, Outlook או יומן Apple שלו. ברגע שהאירוע משובץ לו בלו"ז היומי עם תזכורת אוטומטית, הסיכוי שהוא "ישכח" או יקבע פגישה אחרת על אותה משבצת צונח משמעותית.
אחד החסמים בהגעה לאירועים עסקיים חיצוניים הוא הפקקים, מציאת החניה וההתמצאות. הזמנה דיגיטלית חכמה כוללת בתוכה כפתורי ניווט ישירים. המשתתף פותח את ההזמנה מהנייד כשהוא יוצא מהמשרד, לוחץ על האייקון של ווייז, ומתחיל לנסוע. אין צורך לחפש כתובות, להקליד ידנית או להסתבך. חוויה חלקה מעודדת הגעה.
מעבר לחוויית המשתתף, יש את הצד שלכם כמארגנים. ניהול כנס דורש סנכרון מול ספקים רבים (קייטרינג, אולם, חלוקת תגים). מערכת אישורי ההגעה מספקת לכם דאשבורד (לוח בקרה) חי ונושם. אתם יכולים לדעת בכל רגע נתון בדיוק כמה אנשים אישרו הגעה, ולייצא את הרשימות המסודרות לאקסל לטובת הדפסת תגי שם או עמדות צ'ק-אין.
דיוק במספרים אומר שאתם לא מזמינים 500 מנות פרימיום כשבפועל אישרו הגעה רק 380 איש. זהו חיסכון ישיר של אלפי ועשרות אלפי שקלים מתקציב הרווחה או השיווק של החברה.
הצלחה של כנס או אירוע חברה נמדדת בראש ובראשונה בנוכחות. כדי להבטיח אולם מלא ומשתתפים מעורבים, אתם חייבים להפוך את תהליך ההזמנה ואישור ההגעה למקצועי, מתקדם ונוח ככל האפשר.
במקום להסתבך עם פתרונות יקרים ומערכות הרשמה מסורבלות, במערכת של Electronic Invite תוכלו לסגור את כל הפינות האלה מהעיצוב היוקרתי ועד מערכת הניהול המלאה בחבילה אחת פשוטה ויעילה בעלות של 120 ש"ח בלבד.
מוכנים לשדרג את האירוע העסקי הבא שלכם ולהעלות את אחוזי ההגעה? לחצו כאן והרשמו חינם לעיצוב ההזמנה הדיגיטלית שלכם עוד היום, ותנו לטכנולוגיה לעשות עבורכם את העבודה השחורה.
איך מערכת דיגיטלית לניהול מוזמנים מונעת את הבלגן של סידורי ההושבה? כל מי שאי פעם ארגן אירוע – בין אם מדובר בחתונה גדולה, בר מצווה משפחתית או ערב חברה יוקרתי – יודע שיש שלב אחד בתהליך שמעורר חרדה אצל כולם: שלב סידורי ההושבה. מדובר בפאזל אנושי מורכב ומורט עצבים שבו
הזמנות דיגיטליות לאירועים עסקיים וכנסים: איך לשפר את אחוז ההגעה של המשתתפים? ארגון אירוע עסקי, כנס מקצועי, הרמת כוסית חגיגית או יום גיבוש לחברה, שונה במהותו מארגון אירוע פרטי. בעוד שבחתונות ובריתות האורחים מגיעים מתוך מחויבות אישית ורגשית, באירועים עסקיים המוטיבציה היא לרוב מקצועית, חברתית, ולעיתים – בואו נודה באמת
איך חבילה ב-120 ש"ח הולכת לחסוך לכם אלפי שקלים באירוע הקרוב תכנון אירוע, בין אם מדובר בחתונה נוצצת, בר מצווה עמוסת מוזמנים או ברית אינטימית, הוא פרויקט מרגש אבל גם יקר מאוד. רובנו מתרכזים בהוצאות הגדולות והברורות: אולם האירועים, הצלם, תקליטן, שמלת הכלה או חליפת החתן. אך האמת היא שאחת